Avec la saison des chantiers, il est malheureusement important de réfléchir aux incidents qui peuvent se produire. L’ensemble des campagnes de sécurité aux abords des chantiers et la présence accrue de signalisation et de signaleurs formés et expérimentés ont heureusement permis d’améliorer grandement le bilan des accidents sur les chantiers, mais il existe toujours une possibilité que des tragédies s’y produisent.

Lorsqu’un incident survient, les premières minutes sont cruciales et les parties prenantes n’ont pas beaucoup de temps pour réagir. Tous doivent être prêts et réagir rapidement afin de sécuriser les lieux et de s’assurer du bon déroulement de la situation.

Il est certain que les entreprises et les compagnies impliquées dans la réalisation de projets de réfection et de construction sont pour la plupart bien préparées de façon technique à répondre à un incident mineur et même majeur. Rapidement, des mesures sont mises en place afin de sécuriser les lieux, des mesures de mitigation sont implantées afin de maintenir la circulation, etc.

Par contre, êtes-vous bien préparé à assurer l’aspect public d’un tel événement? Que devez-vous faire si des médias désirent des informations et se rendent directement sur les lieux pour interviewer les gens présents? Comment êtes-vous préparé à communiquer à vos employés les informations nécessaires? Que pouvez-vous faire pour limiter les atteintes possibles à votre réputation?

En ayant un plan d’intervention défini d’avance, l’ensemble des intervenants saura déjà quoi faire, quoi dire, qui contacter et comment le faire. Quand on arrive dans une situation hautement émotive et stressante, il est rassurant de savoir que la majorité des gestes et des actions à entreprendre ont été prévues et pensées dans des circonstances plus rationnelles. Quand l’imprévu frappe, il est difficile d’avoir les idées claires et de faire les gestes de façon précise et ordonnée.

Tout le monde sort gagnant de se préparer à l’imprévisible. On n’agit pas de la même façon quand on est en situation de stress. Les messages doivent être préparés, pensés, définis avant que l’imprévisible ne survienne. Lorsqu’on prépare un plan d’intervention en gestion de crise, tous les scénarios de crise sont évalués et une multitude de réactions possibles à un incident sont anticipées et évaluées.

En situation de crise, il importe d’assurer la sécurité de tous, de protéger sa réputation, sa crédibilité et ses employés. L’important est de garder le contrôle et de réagir de façon rapide et responsable. Une situation de crise déjà anticipée et bien préparée peut presque permettre d’éviter la vraie crise ou du moins d’en limiter fortement les impacts.

Il est désormais téméraire de mettre en chantier un projet quelconque sans avoir au préalable élaboré une solide stratégie de communication. De nos jours, la question de l’acceptabilité sociale est incontournable et en faire fi peut entraîner des conséquences si graves que la réalisation même du projet peut être remise en cause. Chez Octane Stratégies, nous sommes depuis fort longtemps très actifs dans les milieux municipal et provincial et nous avons développé une expertise indéniable du processus de l’acceptabilité sociale. Nous savons, par exemple, que le morcellement des stratégies de communication et un mauvais synchronisme des gestes à poser sont très dommageables, au point de saboter l’ensemble de l’exercice. Ainsi, il est extrêmement important non seulement de déterminer minutieusement tous les gestes à poser, mais surtout de les placer dans un continuum bien précis. Nous croyons fortement que la communication doit être intégrée dès le début d’un projet et qu’elle doit être proactive afin de bien contrôler le message.

Ainsi, Octane stratégies a développé un concept de clé en main intitulé: La stratégie de communication intégrée/projets.

Cette stratégie intégrée consiste à entamer le processus de communication en amont du projet jusqu’à sa réalisation complète.

En fait, nous distinguons trois étapes distinctes: l’étape de planification qui représente l’avant. Il s’agit de la phase préparatoire où l’on développe la stratégie complète qui sera mise en place tout au long de la réalisation du projet. C’est à cette étape par exemple que l’on détermine les points positifs et les messages sur lesquels on doit miser.

C’est également lors de cette phase que prend forme toute l’importante dimension de l’acceptabilité sociale dont, entre autres, le mapping des groupes ou des personnes susceptibles d’être touchés par le projet et par la tenue des rencontres informelles. Ces rencontres sont capitales afin d’informer les gens sur une base plus personnalisée, d’entendre leurs commentaires et d’ajuster les messages si nécessaires.

C’est à cette étape que les alliés ou les opposants sont identifiés. Malheureusement, trop souvent cette phase est enclenchée trop tard dans le processus de réalisation de projets, donnant lieu à des ruptures de dialogues ou à des prises de position, difficilement récupérables.

La deuxième étape est ce qu’on appelle l’étape de réalisation. Dans cette phase, nous tombons dans un mode de gestion des communications. C’est pendant cette période que l’ensemble des stratégies de communication sera mis en œuvre, dont les relations avec les médias et le déploiement des divers outils de communication (publicité, communiqué, lettres aux citoyens, transmission d’information par le biais des nouvelles technologies, etc.).

C’est également à cette étape que l’on ouvrira les vannes de l’information destinée aux groupes cibles.

On aura également prévu un mécanisme de rétroaction permettant d’intégrer aux diverses stratégies de communication l’information nouvelle. L’imposition d’un système de communication en continu vers les parties prenantes permettra d’assurer la crédibilité du projet. Toute improvisation doit être évitée. En fait, même l’imprévu doit avoir été préparé… dans la mesure du possible, évidemment!

Enfin, la dernière étape qui viendra boucler la boucle est celle de la mise en valeur. Trop souvent négligée ou même escamotée, cette phase permettra de mesurer les impacts positifs du projet et de les véhiculer afin d’asseoir l’image du projet dans l’opinion publique. Cette étape peut également être envisagée comme un tremplin vers la réalisation d’un autre projet. Les gens comprennent tellement mieux avec des exemples concrets et peuvent devenir plus conciliants lorsqu’ils connaissent ce que ce sera l’issue.

Comme on peut le constater la Stratégie de communication intégrée/projets proposée par Octane Stratégies permet d’avoir d’emblée un portrait à la fois global et très détaillé où chaque action de communication est inscrite au cœur même d’une stratégie intimement associée au déroulement de toutes les étapes de réalisation du projet, des toutes premières études de faisabilité jusqu’à la réalisation complète. Un service clé en main essentiel dans un monde où les communications deviennent de plus en plus complexes et variées.